Kesekretariatan

JOB DESCRIPTION

1. Menyusun dan melaksanakan sistem dan mekanisme kesekretariatan.
2. Membuat time schedule program kerja LDK UKDM UPI
3. Membuat struktur organigram kepengurusan LDK UKDM UPI
4. Melaksanakan fungsi administratif (mengorganisasi persuratan, menata data, arsip, dokumen, dan lain-lain)
5. Menambah, memelihara, dan mengoptimalkan sarana dan prasarana LDK UKDM UPI
6. Mendata semua inventaris yang dimiliki LDK UKDM UPI, seperti buku-buku dan sebagainya
7. Sebagai pusat dan pengelola informasi seluruh hal yang berhubungan dengan internal dan eksternal LDK UKDM UPI

PROGRAM KERJA | BIRO ADMINISTRASI

1. DATABASE-Ku

Deskripsi : • Pendataan terkait data base 5000 mahasiswa tiga angkatan termuda,
• Database 50 komunitas mahasiswa
• Anggota UKDM tiga angkatan termuda (PT 32, 31, 30)
• Data base kepengurusan LDK UKDM 2017
Tujuan : Sebagai pusat data dan pengelola informasi seluruh hal yang berhubungan dengan internal dan eksternal LDK UKDM UPI

2. Pembuatan SOP dan Sosialisasi “RTA in LDK UKDM UPI”

Deskripsi : Sosialisasi dan Pelatihan SOP kepada setiap bidangnya
Tujuan : Kepengurusan LDK UKDM UPI 2017 rapih dan patuh dalam segi administrasi dan aturan lainnya

3. Pengelolaan Administrasi

a) “Let’s Collect”
Deskripsi : Mendata , membuat dan mengarsipkan surat masuk dan keluar berupa softfile dan hardfile LDK UKDM UPI
Tujuan : Menjadi sistem administrasi yang rapih
b) Risalah Rapat
Deskripsi : Pembuatan dan pengumpulan risalah rapat yang ditulis oleh sekretaris bidang ataupun kegiatan
Tujuan : Sebagai data dan arsip dalam administrasi yang rapih dan baik
c) Pengumpulan Proposal dan LPJ Kegiatan
Deskripsi : Penerimaan proposal dan LPJ Kegaiatan dari setiap sekretaris bidang
Tujuan : Sebagai data dan arsip dalam administrasi yang rapih dan terkelola baik

4. Blue Print

Deskripsi : Membuat sebuah buku pedoman tentang LDK UKDM UPI yang di dalamnya berupa sejarah terbentuknya LDK UKDM UPI, fungsi dan tujuan terbentuknya UPI, ranah kerja setiap bidang di LDK UKDM UPI, dan lain-lain
Tujuan : Terwujudnya manajemen organisasi yang profesional

5. Pengadaan Sertifikat untuk Chief of Glory Period

Deskripsi : Memberikan sertifikat untuk Chief of Glory Period
Tujuan : Sebagai penghargaan atas pengabdiannya sebagai pemimpin pada masa kepengurusan Glory Period

PROGRAM KERJA | BIRO INVENTARIS

1. Les Actifs d’UKDM

Deskripsi : Les Actifs d’UKDM merupakan salah satu program kerja yang isinya mengurusi urusan asset yang ada di LDK UKDM UPI. Program ini memiliki tiga bagian.
Tujuan : Memberikan peraturan kepada setiap civitas akademik yang akan meminjam barang-barang di LDK UKDM agar dapat terawat dan terdata secara baik dan berkelanjutan.
a) LABU (Pengelolaan buku)
Deskripsi : Pengelolaan Buku adalah sebuah program kerja dimana terdapatnya pendataan buku yang ada di LDK UKDM UPI
Tujuan : Adanya pendataan buku baik data buku maupun data peminjaman buku agar buku dapat tertata dan terawat dengan baik dan rapi
b) Peminjaman dan Perawatan Barang LDK UKDM UPI
Deskripsi : Program ini dalah program yang dalam pelaksanaannya terdapat kegiatan tata kelola barang yang dilakukan oleh pihak inventaris UKDM ke seluruh civitas akademik UPI
Tujuan : Pendataan dan perawatan barang yang dimiliki oleh LDK UKDM UPI
c) Pengadaan Inventaris
Deskripsi : Program Pengadaan inventaris adalah salah satu program dimana seluruh anggota UKDM berusaha untuk menambah dan memperbaiki fasilitas inventaris yang ada di LDK UKDM UPI
Tujuan : Penambahan Inventaris yang ada di LDK UKDM UPI

2. Cintai Sekreku

Deskripsi : Cintai sekreku adalah sebuah program kerja bidang inventaris yang dalam pelaksanaan kegiatannya adalah seluruh kegiatan yang dilakukan di sekretariat LDK UKDM UPI
Tujuan : Pengelolaan sekre agar tetap rapi dan nyaman
a) Organigram dan Kalender Program Kerja LDK UKDM UPI 2017
Deskripsi : Terdapat organigram kepengurusan dalam bentuk hardfile, dan sinergitas antar bidang dan konsistensi program kerja kepengurusan LDK UKDM UPI 2017
Tujuan : Adanya organigram kepengurusan LDK UKDM UPI 2017 yang tersusun dengan rapi, dan Memanajemen kegiatan program kerja UKDM LDK UKDM UPI 2017
b) Jadwal Piket
Deskripsi : Pembuatan dan pengawasan jadwal piket kepengurusan LDK UKDM UPI demi kenyamanan sekretariat
Tujuan : Terjaganya kerapihan dan kenyamanan di sekretariat LDK UKDM UPI
c) Daftar Kunjungan
Deskripsi : Pendaatan kunjungan ke sekretariat LDK UKDM UPI
Tujuan : Mendata secara rapih kunjungan ke sekretariat
d) Tata Kelola Sekre
Deskripsi : Penataan dan pengelolaan sekretariat LDK UKDM UPI
Tujuan : Kenyamanan dan keindahan sekretariat LDK UKDM UPI
SQUAD KESEKRETARIATAN

NENA PURNAMAWATI

Ketua Bidang Kesekretariatan
PGSD 2014

YANA NURYANA

Ketua Biro Administrasi
PGSD 2014

SITI NURHAYATI

Ketua Biro Inventaris
Pendidikan Bahasa Perancis 2015

MUHAMMAD ICHSAN

Pendidikan Matematika 2015

FIRMAN SURYANA

Pendidikan Luar Sekolah 2016

RUMAISHA ISHMAH AFIFAH

Pendidikan Bahasa Inggris 2015

FAUZIA AFIFAH

Pendidikan Matematika 2015

YOHANA DELLANIATI

Pendidikan Kimia 2016

SILMI HAFIZAH

Pendidikan Matematika 2015

ROSTIKA NURLAELA

Pendidikan Matematika 2015

NIKA NURANI

Pendidikan Kimia 2016

DHIYA SYIFA AINI

Psikologi 2016

DYANTIE NUR AZIZ

IPSE 2016

FACHIRA AULIA BONITA

Pendidikan Kimia 2016

NABILA NURUL ISNAINI

Pendidikan Geografi 2015

RAHAYU NURJANNAH

Pendidikan Akuntansi 2015